«

»

AEROQ: Cercetari preliminare privind abordarea sistemelor integrate de management in organizatii de tip holding

Share

Documentarea, implementarea si certificarea sistemelor de management, a conformitatii produselor si/sau serviciilor au devenit o necesitate pentru organizatiile care furnizeaza produse si servicii, intr-un mediu concurential, in concordanta cu cerintele pietei. Calitatea produselor/serviciilor reprezinta gradul de utilitate a acestora si masura in care, prin ansamblul caracteristicilor lor tehnice si economice, satisfac nevoia pentru care au fost create fara a fi afectate mediul inconjurator si sanatatea si securitatea ocupationala.

Va prezentam o modalitate de abordare a documentarii, implementarii si certificarii Sistemelor Integrate de Management (SIM) pentru organizatii de tip holding, care, indiferent de domeniul de activitate al afacerilor in care sunt implicate, doresc sa aiba un SIM, cu accent pe modalitatile in care se pot indeplini cerintele unui standard anume sau ale mai multor standarde.

 

Indiferent de standardele care sunt luate ca referinta, cand organizatiile doresc sa aiba un SIM trebuie in primul rand sa identifice cerintele lor comune si sa le incorporeze intr-un sistem unic.

Acest exercitiu poate fi efectuat de fiecare organizatie in parte sau centra­lizat in cadrul holdingului, putandu-se apela la specificatia prezentata in acest articol si pe care o pot completa si cu alte cerinte potrivite a face parte integranta din politica organizatiei.

Avand stabilite cerintele cadru care pot fi utilizate ca referinta, se  trece la  abordarea documentarii, implementarii si certificarii SIM dupa ce au fost identificate procesele, modul lor de monitorizare, criteriile de acceptare utilizate, responsabilitatile si resursele alocate etc.

Orice domeniu al afacerii, in mod uzual, are un numar distinct de sisteme, unele oficial documentate, altele nedocumentate si la care nu se apeleaza in mod frecvent. Prin identificarea tuturor proceselor in cadrul SIM si a modului in care acestea interactioneaza, se poate actiona mai eficace pentru continua imbunatatire aplicand ciclul PDCA. Se porneste in primul rand de la datele de intrare pentru fiecare proces, care sunt esentiale pentru procesul de planificare. Prin imbunatatire continua, se poate adauga valoare datelor de intrare si, implicit, indeplinirii cerintelor partilor interesate, deoarece datele de iesire trebuie sa satisfaca cerinte tot mai complexe continute in datele de intrare.

In prezent, un sistem de management trebuie sa se bazeze pe procese si nu pe proceduri care, de fapt, descriu modul in care acestea se desfasoara. In orice afacere, daca exista un set de proceduri ele descriu modul in care se efectueaza procesele, dar nu le definesc. Foarte importante devin diagramele de flux ale proceselor care sunt necesare pentru a defini legatura pe orizontala structurii organizatorice a unei organizatii, care evidentiaza mai clar si modul de coordonare/ conducere a proceselor, dar si respon­sabilitatile diferitelor functii implicate.

Aprecierea calitatii produselor/ serviciilor are in vedere ansamblul caracteristicilor definitorii, cum sunt: caracteristicile tehnice, economice, ergonomice, estetice, de disponibilitate, si este confirmata prin certificate de calitate, garantie, sau buletine cu rezultatele analizelor. Pe masura ce productia de produse si servicii s-a diversificat foarte mult, a aparut necesitatea unei noi practici privind confirmarea conformitatii, si anume certificarea de catre o terta parte, independenta de furnizor si utilizator, fapt care genereaza o mai mare incredere in carac­teristicile asteptate ale produselor/ serviciilor.

In fapt, certificarea conformitatii este un proces (cu date de intrare si iesire, cu actiuni de monitorizare planificate etc.) prin care o terta parte (organismul de certificare) emite un certificat de conformitate pe baza regu­lilor unui sistem de certificare. Acest certificat confirma cu un grad suficient de incredere ca un sistem de management, un produs/serviciu cores­punzator identificat, este conform cu un document normativ convenit intre client si furnizor.

Certificarea conformitatii produ­selor poate fi un act voluntar (deci nereglementat) sau obligatoriu in domeniile reglementate prin Legea 608/2001 care nominalizeaza domeniile reglementate prin directive la nivel european. Pentru domeniul voluntar, certificarea conformitatii este efectuata de catre organisme acreditate la nivel national si/sau la nivel european/ international. Pentru domeniul reglementat, este necesar ca organismele acreditate sa fie recunoscute si desemnate, conform unei proceduri stabilite prin lege la nivel national/ european.

Certificarea conformitatii unui sistem de management este in general un act voluntar care are ca referinta un standard emis de Organizatia Internationala de Standardizare (ISO) sau alte standarde recunoscute si acceptate de partile implicate.

Indiferent de tip, certificarea conformitatii genereaza incredere atat in sistemul de management aplicat, cat si in calitatea produselor/ serviciilor in cauza, situatie in care se asigura un avantaj comercial contribuind la: promovarea produselor/serviciilor, elimi­narea incercarilor multiple si costisitoare, inlaturarea barierelor tehnice din calea comercializarii libere a produselor si serviciilor in conditiile armonizarii procedurilor de certificare si utilizarii de referentiale identice sau comparabile.

Organizatiile care doresc sa-si certifice numai calitatea produselor/ serviciilor sunt obligate sa documenteze, aplice si sa mentina cel putin acele elemente ale unui sistem de management aplicabile ciclului de viata a produsului. Prin urmare, certificarea unui sistem de management are principalul atu, si anume cresterea increderii clientilor in calitatea produselor/serviciilor.

In afara de cresterea increderii clientilor in calitatea produselor/ serviciilor, certificarea conformitatii de catre o terta parte conduce si la: confirmarea aplicarii diferitelor reglementari, alinierea la directivele si normele specifice, asigurarea repetabilitatii realizarii produselor la nivelul specificat, imbunatatirea imaginii organizatiei, imbunatatirea culturii calitatii in organizatie etc.

Si, nu in ultimul rand, pentru a accesa „banul public“, este o conditie absolut obligatorie certificarea sistemului integrat de Management–Calitate–Mediu–Sanatate si Securitate Ocupationala.

Dezvoltarea continua a standardelor pentru sistemele de management in diverse domenii, cum ar fi: calitate, mediu, sanatate si securitate ocupationala, securitatea informatiei, siguranta lantului alimentar etc., a generat preocuparea pentru o abordare integrata atat a documentarii si implementarii, cat si a certificarii acestor sisteme de management.

Conducerea unei organizatii, in mod logic, ar trebui sa adopte un sistem de management care sa contina elementele/componentele standardelor de referinta si toate metodele necesare pentru a se asigura indeplinirea tuturor responsabilitatilor managementului, fiind modalitatea cea mai eficace prin care se pot indeplini toate responsabilitatile atat ale personalului propriu, clientilor, cat si ale societatii in ansamblu.

Multe organizatii au implementat, sau sunt in curs de implementare, o serie de standarde/specificatii oficiale pentru sistemele de management, cum ar fi: ISO 9001:2000, ISO 14001:2004, ISO/TEC 27001:2005, ISO 22000:2005, ISO/IEC 20000:2005 si OHSAS 18001:1999.

Frecvent, acestea sunt operate ca sisteme independente. Cu toate acestea, in toate sistemele de management sunt anumite elemente comune care pot fi conduse in mod integrat; importanta acordului acestor sisteme, putand fi recunoscuta si folosita pentru obtinerea celor mai bune avantaje. In consecinta, organizatiile pun sub semnul indoielii existenta unor sisteme separate.

Pentru a veni in sprijinul interesului din ce in ce mai mare pentru abordarea integrata a sistemelor de management si a guvernarii riscului organizational, s-a elaborat specificatia PAS 99 care defineste cerintele comune sistemelor de management. Se intentioneaza utilizarea ei drept cadru de lucru pentru implementarea cerintelor comune ale standardelor sau specificatiilor sistemelor de mana­gement, intr-un mod integrat.

Scopul principal al PAS 99 este de a fi utilizat de catre organizatii care doresc implementarea cerintelor a doua sau mai multor standarde pentru sistemul de management. Adoptarea acestui PAS urmareste sa duca la simplificarea implementarii unor standarde de sistem multiple si la conformi­tatea cu cerintele asociate.

Organizatiile care folosesc acest document trebuie sa includa ca elemente de intrare cerintele specifice standardelor/specificatiilor siste­melor de management la care acestea subscriu: ISO 9001:2000, ISO 14001:2004, ISO/TEC 27001:2005, ISO 22000:2005, ISO/IEC 20000:2005 si OHSAS 18001:1999.

Conformitatea cu acest PAS nu asigura conformitatea cu alte specificatii sau standarde pentru sisteme de management. Cerintele particulare ale fiecarui standard pentru sisteme de management sunt obli­gatoriu de satisfacut daca se doreste certificarea. Certificarea fata de PAS este o decizie proprie.

Aceasta specificatie a fost creata pentru a ajuta organizatiile in obti­nerea de beneficii, prin unificarea cerin­telor comune tuturor standardelor pentru sistemele de management si satisfacerea corespunzatoare a acestor cerinte. Beneficiile pot include:

a) imbunatatirea focalizarii asupra afacerii;

b) abordarea mult mai realista a managementului riscurilor afacerii;

c) mai putine conflicte intre sisteme;

d) reducerea birocratiei si a duplicatelor;

e) audituri interne si externe mai efective si eficiente.

Ghidul ISO 72 pentru cei care emit standarde include o structura pentru cerintele comune care se regasesc in standardele sistemelor de management. Principalele cerinte sunt categorisite astfel:

a) politica;

b) planificare;

c) implementare si operare;

d) evaluarea performantei;

e) imbunatatire;

f) analiza efectuata de management.

Fiecare standard pentru sistemele de management, are propriile cerinte, dar cele sase de mai sus se vor regasi in fiecare dintre ele si pot fi adoptate ca baza pentru integrare. Acest document foloseste aceeasi categorisire ca structura pentru cerintele comune ale sistemelor de management si fiecare din elementele de mai sus sunt detaliate pe parcursul documentului.

Multe dintre cerintele standardelor/specificatiilor sunt comune si, practic, pot fi reunite sub un sistem generic de management, ilustrate in fig. 1. Dupa cum se poate observa, redu­cerea duplicatelor prin combinarea a doua sau mai multor sisteme in acest mod contribuie semnificativ la redu­cerea marimii sistemului de management si imbunatateste eficienta si eficacitatea sistemului.

Figura 1 demonstreaza ca, daca cerintele diferitelor sisteme de mana­gement pot fi aranjate astfel incat cerintele nucleului sa aiba o directie comuna, este posibila integrarea sistemelor pe o directie cat mai cores­punzatoare organizatiei, minimizand duplicatele. Structura PAS 99 se bazeaza pe Ghidul ISO 72 cu anumite modificari si a fost testat in practica. Este aplicabil tuturor sistemelor de management daca este subiectul unui sistem formal standard de management sau al unor sisteme mai putin formale, care fac parte din sistemul general de management al organizatiei. Cele sase cerinte mentionate mai sus trebuie privite in corelare cu sistemul PDCA (Plan, Do, Check, Act – Planifica, Efectueaza, Verifica, Actioneaza), dupa care functioneaza toate sistemele de management.

Figura 2 ilustreaza modul in care PDCA si cerintele comune sunt combinate, pentru a furniza structura sistemului de management.

Integrarea trebuie sa fie planificata si implementata intr-un mod unitar. Multe organizatii au adoptat standarde pentru sistemele de management, ca rezultat al unor presiuni exterioare, cum ar fi cererea clientilor in implementarea unui standard de calitate sau cerinte externe de implementare a sistemelor pentru sanatatea si securitatea ocupationala. Acest lucru nu se aplica la integrare, deoarece aceasta se face doar pentru aducerea de bene­ficii afacerii. Primul pas care trebuie facut este acela de a identifica nevoile. Daca o afacere nu identifica beneficii de pe urma integrarii, atunci nu este nevoie de integrare, cu toate ca este greu de crezut ca o organizatie nu ar observa beneficiile aduse de acest sistem.

Pentru a indeplini cerintele specifice unui standard pentru sisteme de mana­gement, este necesara analiza in detaliu a cerintelor si compararea lor cu acelea care au fost deja incorporate in sisteme integrate. Chiar si elementele care sunt considerate comune pot avea diferente subtile fata de continutul unui standard sau al unei specificatii.

Acest PAS specifica cerintele comune sistemelor de management. Scopul lui este de a forma fundamentul pentru implementarea a doua sau mai multe standarde/specificatii ale sistemelor de management intr-un mod integrat. PAS reuneste cerintele comune ale standardelor/specificatiilor sistemelor de management.

Cu toate ca scopul lui initial a fost sa fie folosit conjugat cu standardele/ specificatiile sistemelor de management cum ar fi: ISO 9001:2000, ISO 14001:2004, ISO/IEC 27001:2005, ISO 22000:2005, ISO/IEC 20000:2005 si/sau OHSAS 18001:1999, poate fi folosit si cu alte standarde nationale si internationale. Se poate aplica la organizatiile de orice marime sau tip.

Nu se urmareste folosirea PAS pentru organizatiile care isi bazeaza sistemul de management pe un standard/specificatie, ci pentru pregatirea organizatiei in adoptarea de sisteme sau specificatii aditionale.

Conformarea cu acest PAS nu asigura conformarea cu alte standarde/specificatii ale sistemelor de management.

Standardele pentru sistemele de management contin multe cerinte comune care reprezinta o proportie semnificativa din aceste standarde, cu toate ca terminologia (structura, frazeologia) in care sunt descrise aceste cerinte poate varia. Acest PAS strange laolalta cerintele comune din standardele pentru sistemele de management, dorindu-se a se constitui, intr-un cadru de lucru pentru implementarea a doua sau mai multor standarde de management, intr-un mod integrat. Pentru aplicarea acestui cadru la un nivel inalt, in vederea satisfacerii cerin­telor comune standardelor pentru sistemele de management si a altor sisteme de management, este important de analizat daca exista anumite cerinte specifice care nu sunt incluse in cadrul generic. Aceste ce­rinte, care nu sunt comune, trebuie adaugate acelora din PAS 99, pentru a satisface standardele/specificatiile la care organizatia subscrie.

ISO 9001 foloseste abordarea bazata pe proces, pentru a identifica acele zone care trebuie controlate, cu scopul de a furniza un produs sau serviciu, eficient si efectiv. O asemenea cerinta nu se regaseste in unele din celelalte standarde/specificatii, dar aceasta apropiere poate fi folosita foarte usor in identificarea tuturor problemelor pe care o organizatie trebuie sa le rezolve si in identificarea acelor aspecte care trebuie controlate, deoarece in absenta unui control efectiv, exista un risc in anumite puncte de interes.

Adeseori, cuvantul „procedura“ este utilizat in standardele/specificatiile sistemelor de management, existand posibilitatea confuziei intre ce este o procedura si cum este asociata procesului. In termeni simpli, un proces este o activitate, iar procedura reprezentarea formala a proceselor, descriind cum trebuie efectuat procesul care poate fi documentat.

Nucleul standardelor moderne de management este reprezentat de „apropierea bazata pe risc“. Acest lucru poate fi observat din definitia sistemului de management, combinata cu definitia riscului. Un sistem de mana­gement ajuta organizatia in stabilirea politicii si atingerea obiectivelor. Riscurile reprezinta posibilitatea apa­ritiei unor factori care pot sa aiba impact asupra obiectivelor. Astfel, este logic ca sistemele de management sunt concepute pentru a administra riscurile in vederea atingerii obiectivelor. In anumite discipline, abordarea bazata pe risc este strans legata de prevederile legale (de exemplu siguranta), care evident trebuie sa fie satisfacuta. ISO 9001 este la prima vedere mai putin explicit in abordarea bazata pe risc, deoarece nu este o cerinta generala in identificarea si evaluarea caracteristicilor critice refe­ritoare la calitate. Totusi, clientii si cerin­tele de reglementare, trebuie sa fie identificate si sa formeze baza pentru evaluarea, controlul si monitori­zarea proceselor organizatiei, pentru a asigura ca cerintele sunt indeplinite. Multe organizatii, aplica tehnici ca FMEA (Failure Modes and Efect Analysis) sistemelor lor de calitate, pentru a adopta si apropierea bazata pe risc. Cerinta de evaluare a riscurilor este principala in sistemele de securitate a informatiei, siguranta alimentara, sanatatea si securitatea ocupationala si probabil este o trasatura in viitoa­rele standarde pentru sistemele de management.

In acest PAS, termenul de „aspect“ este utilizat pentru a identifica acele puncte care ar necesita un control, deoarece reprezinta un risc potential (pozitiv sau negativ). Va deveni evident ca exista multe aspecte legate de securitatea informatiilor, calitate, mediu, siguranta etc. care pot avea un impact asupra organizatiei. Nu ar fi rational pentru o organizatie sa incerce sa le controleze pe toate in acelasi timp. Abordarea recomandata este aceea in care organizatia le identifica pe acelea care au cel mai semnificativ impact si trebuie controlate si/sau reduse prin intermediul programelor de imbunatatire.

Acele aspecte care implica un risc ridicat vor fi administrate primele. Exista multe modalitati de evaluare a riscului, dar un sistem simplu este adesea cel mai bun. Sistemele elaborate, de obicei, imbunatatesc foarte putin in practica. Chiar si organizatiile care opereaza in sectoare cu risc ridicat au observat ca o abordare ca cea sugerata poate fi utila pentru inceput. Aceste organizatii folosesc metode mai sofisticate, cum ar fi HAZOPS (Hazard Analysis and Operability Studies), pentru acele riscuri care sunt identificate ca avand cel mai mare risc pentru organizatie si partile ei interesate.

Toate aspectele semnificative trebuie sa formeze subiectul unor anumite forme de control ale sistemului de management. In plus, cele mai semnificative aspecte trebuie de asemenea sa formeze subiectul unor programe de imbunatatire, pentru a ajuta organizatia sa reduca riscurile.

Pentru fiecare proces se ridica urmatoarele intrebari:

a) care aspect poate sa functioneze gresit?

b) care ar fi efectul daca ar func­tiona gresit?

c) cat de des este posibil sa se intample?

Combinarea raspunsurilor furni­zeaza o masura a riscului, asa cum se ilustreaza in figura 3. Daca probabilitatea de aparitie este mare si efectul ar fi serios, atunci riscul este ridicat, trebuind intreprinse actiuni imediate – posibil si de oprit procesul sau evacuata fabrica. Daca riscul este moderat, tot trebuie intreprinse actiuni, dar nu cu acelasi grad de urgenta. Daca evenimentul este improbabil, iar impactul este nesemnificativ, atunci riscul este unul pe care organizatia constientizeaza ca si-l poate asuma si controla.

Aceasta abordare poate fi utilizata in identificarea etapei din proces, care ar putea avea cel mai mare impact asupra calitatii produsului sau satisfactiei clientului. Cele mai semnificative impacturi trebuie administrate primele. Acele riscuri care sunt aduse la un nivel tolerabil vor avea un impact mai mic asupra organizatiei, iar in ierarhia aspectelor de management s-ar putea interveni doar daca organizatia recunoaste anumite beneficii prin administrarea acelor riscuri.

Daca v-am trezit interesul, va astept in numerele viitoare ale revistei cu aspecte practice pentru integrarea sistemelor de management.

…citeste articolul integral in Revista Constructiilor nr. 30 – septembrie 2007

 

Autor:
drd. chim. Magdalena DIMIAN – director executiv AEROQ

 



Daca v-a placut articolul de mai sus
abonati-va aici la newsletter-ul Revistei Constructiilor
pentru a primi, prin email, informatii de actualitate din aceeasi categorie!
Share

Permanent link to this article: http://www.revistaconstructiilor.eu/index.php/2007/09/09/aeroq-cercetari-preliminare-privind-abordarea-sistemelor-integrate-de-management-in-organizatii-de-tip-holding/

Lasă un răspuns

Adresa de email nu va fi publicata.