AEROQ: Provocare pentru Europa – „Competitivitate prin excelenta“

O delegatie din cadrul AEROQ a participat recent la cel de-al 51-lea Congres al Organizatiei Europene pentru Calitate (EOQ), organizatie la care AEROQ este membru asociat. Aeroq este de asemenea notificat la Comisia Europeana ca orga­nism de certificare a conformitatii produselor pentru directiva europeana „Produse pentru constructii“ – nr. 1840.

Tema congresului a fost „Competitivitate prin Excelenta – provocare pentru Europa“, cu scopul declarat de a contribui la constientizarea necesitatii de a face fata Competitiei GLOBALE, prin calitatea excelenta a produselor si serviciilor furnizate, indiferent de domeniul de activitate, inclusiv domeniul constructiilor.

Congresul a fost organizat de catre Societatea Ceha pentru Calitate.

In cadrul congresului, au fost dezbatute probleme deosebit de interesante:

• productivitate si competitivitate;

• noi sisteme de management orientate catre performanta si inovare;

• credibilitatea proceselor de acreditare si certificare;

• telecomunicatiile si IT, provocari pentru societatea viitorului;

• calitatea si siguranta lantului alimentar;

• managementul proiectelor etc.

Lucrarile prezentate au scos in evidenta rolul documentarii, implementarii si certificarii sistemelor integrate de management ca o solutie prin care organizatiile sunt conduse pentru a se asigura competitivitatea la nivel global.

Semnificative au fost unele dintre avantajele SIM, indiferent de componentele care se integreaza (calitate, mediu, sanatate si securitate ocupationala, siguranta alimentara, securitatea informatiei etc.).

Intr-o lume a competitiei tot mai acerbe pe piata, succesul unei organizatii rezulta din modul in care se concentreaza energiile pe activitatile de baza ale afacerii sale. Pentru aceasta, organizatia trebuie sa-si optimizeze toate procesele asociate afacerii cu datele de intrare care trebuie transformate in date de iesire = produse/ servicii. Nivelul de eficienta depinde foarte mult de modul in care pot fi controlate procesele.

Managementul integrat asigura un cadru pentru un sistem de management atotcuprinzator pentru toate procesele si elementele necesar a fi controlate in organizatie, prin urmare un sistem de management in cadrul caruia zi de zi datele de iesire (produsele/serviciile) ale organizatiei indeplinesc cerintele clientilor si asigura satisfactia acestora.

O abordare integrata presupune existenta UNUI SISTEM DE MANAGEMENT ce cuprinde un numar de politici, obiective, proceduri etc. comune, dar si altele specifice.

Conceptul „sistem integrat de management“ cuprinde:

• integrarea standardelor sistemului de management aplicabile intr-o singura documentatie prin care se asigura un control efectiv al activitatii din organizatie;

• identificarea obiectivelor si a obligatiilor organizatiei, inclusiv cele legale si de reglementare, si a politicilor organizatiei si ale partilor interesate;

• asigurarea ca au fost stabilite toate cerintele datelor de intrare;

• asigurarea ca personalul organizatiei este instruit cu privire la cerintele standardelor aplicabile;

• determinarea criteriilor de performanta pentru cerintele standardelor;

• generarea de dovezi obiective pentru a demonstra ca cerintele au fost indeplinite;

• monitorizarea si raportarea cu privire la gradul de conformitate cu criteriile de performanta;

• monitorizarea continua a modificarilor datelor de intrare pentru a se asigura ca acestea sunt reflectate in cerintele specifice ale sistemului;

• analiza si auditarea proceselor sistemului si actualizarea lor, dupa caz;

• asigurarea ca exista un proces de imbunatatire continua.

Un sistem integrat de management are o serie de elemente comune pentru toate standardele aplicabile (calitate – mediu – sanatate si securitate ocupationala, dar se pot adauga si cele referitoare la securitatea informatiilor, siguranta alimentara etc.):

• analizele efectuate de management;

• abordarea integrata a auditurilor interne;

• abordarea integrata a politicii si obiectivelor;

• un sistem integrat de documentatie (Manual);

• instructiuni de lucru integrate;

• proceduri  comune ale sistemului integrat;

• abordare integrata a mecanismelor de imbunatatire (actiuni corective, masuratori, imbunatatire continua);

• abordare integrata a planificarii cu efecte pozitive, a abordarii managementului riscului pentru intreaga afacere a organizatiei;

• coerenta participare a managementului la documentare, implementare, mentinere si imbunatatire a sistemului de management.

Principalele elemente pentru dezvoltarea unui sistem integrat de management pot fi grupate in ciclul PDCA, aliniate sistemelor de management individuale, model care conduce la abordarea imbunatatirii continue.

Un argument important in favoarea sistemelor integrate de management il aduce Standardul ISO 19011/2002 care defineste auditul combinat: auditul desfasurat avand ca referinta cerintele din standarde aplicabile diferitelor sisteme de management, de exemplu: 9001/ 14001, 14001/18001, 9001/14001/ 18001, sau alte combinatii ISO 9001/ISO 22000.

De asemenea, este necesara disponibilitatea fata de solicitantii de certificare a sistemelor integrate: CEREREA A DEPASIT OFERTA si, prin urmare, au aparut noi provocari atat pentru consultanti si personalul organizatiilor implicate in procesul de documentare si implementare a sistemelor integrate, cat si pentru personalul organismelor de certificare.

A crescut gradul de constientizare al organizatiilor privind necesitatea unui sistem de management in cadrul caruia se stabilesc politici si obiective si se desfasoara activitati coordonate pentru a orienta si controla organizatia din punctul de vedere al calitatii, mediului, sanatatii si securitatii ocupationale si al altor standarde care contin cerinte pentru alte domenii.

Alti factori favorizanti pentru managementul integrat sunt:

• imbunatatirea performantei personalului organizatiilor si a unor consultanti, implicati in documentarea si implementarea sistemelor integrate de management, precum si deschiderea manifestata de personalul unor organisme de certificare, care promoveaza conceptul documentarii, implementarii si certificarii sistemelor integrate de management;

• imbunatatirea intelegerii abordarii bazate pe proces de catre toate partile implicate, mai ales ca standardele sunt orientate in mare masura pe procese;

• imbunatatirea imaginii organizatiei;

• avantaje competitive la obtinerea contractelor;

• compararea rezultatelor cu obiectivele si actiunile stabilite si identificarea riscurilor, deficientelor, tendinte­lor negative si oportunitatilor pentru imbunatatire;

• imbunatatirea continua a sistemului integrat de management care contribuie la prosperitatea organizatiei si poate fi cuantificata prin cresterea profitului, scaderea costurilor, noi piete de desfacere, riscuri mai mici, impacturi de mediu tinute sub control etc.

• implicarea crescuta a managementului la cel mai inalt nivel in stabilirea si implementarea mijloacelor prin care sa controleze imbunatatirea continua pentru:

– obtinerea unei evidente cuantificabile referitoare la imbunatatirea sistemului integrat de management;

– imbunatatirea implicarii personalului si a moralului acestuia datorata interactiunii dintre departamentele organizatiei si elementele sistemelor integrate;

– imbunatatirea documentarii proceselor;

– constientizarea crescuta referitoare la responsabilitate, autoritate;

– obtinerea evidentei cuantificate pentru planificarea si masurarea imbunatatirii pe baza inregistrarilor rezultate din procesele si activitatile organizatiei;

– cresterea interesului pentru focalizarea catre clienti (interni/externi) si parti interesate;

– constientizarea rolului planificarii, controlului actiunilor stabilite si masurarii proceselor/activitatilor integrate avand ca referinta criterii de acceptare, respingere dar si pentru imbunatatire continua.

Exista o multime de avantaje pe plan intern organizationale, financiare si pentru personal, dintre acestea amintim:

• organizationale: imbunatatirea calitatii managementului prin reducerea structurilor functionale implicate (3 la 1), reducerea incertitudinilor la hotarele dintre sistemele de management luate individual, cresterea eficientei organizationale prin armonizarea structurilor organizatorice cu elemente similare si evitarea pierderii informatiei la hotarele structurilor traditionale, evitarea elaborarii a 2-3 serii de proceduri ale sistemului pentru elementele comune ale standardelor, simplificarea procesului de comunicare si a traseului documentelor de lucru, imbunatatirea relatiei cu partile interesate si o mai buna comunicare cu autoritatile;

• financiare: reducerea costurilor prin reducerea frecventei si numarului auditurilor, reducerea costurilor certificarilor externe datorita desfasurarii unui singur audit de certificare, cresterea profitului, centralizarea bugetului calitate, mediu, sanatate si securitatea ocupationala, chiar daca pare mare, genereaza economii;

• personal: cresterea motivatiei, constientizarii si calificarii personalului, o imagine mai buna a organizatiilor pentru propriul personal.

Dintre avantajele pe plan extern amintim urmatoarele:

• comerciale: imbunatatirea competitivitatii organizatiei, castigarea de noi clienti si imbunatatirea satisfactiei/stabilitatii celor existenti, cresterea/imbunatatirea cotei de piata;

• de comunicare: imbunatatirea imaginii organizatiei, imbunatatirea relatiei cu partile interesate, evidentierea conformarii cu cerintele legale si alte cerinte la care organizatia subscrie;

• calitate/mediu/sanatate si securitate ocupationala: imbunatatiri ale calitatii, mediului, sanatatii si securitatii ocupationale, reducerea activitatilor care genereaza deseuri periculoase, reducerea echipamentelor care pot genera pericole sau pierderi in calitatea produselor.

…citeste articolul integral in Revista Constructiilor nr. 28 – iulie 2007

Autor:
Magdalena Dimian – director executiv AEROQ