AEROQ: Implementarea si certificarea unui sistem integrat de management

Aeroq, prin intermediul Revistei Constructiilor, va propune un demers pentru a promova schimburile economice, sociale si culturale dintre Romania si alte tari, prezentand cititorilor, un subiect foarte actual: implementarea si certificarea unui Sistem Integrat de Management, subiect care a fost, este si va fi in continuare o provocare.

Organizatiile care doresc sa se integreze in efortul general de promovare a unui parteneriat intre oamenii de afaceri din tari diferite au multe interese comune, printre care:

• sa imbunatateasca competitivitatea si dezvoltarea durabila pe plan regional si european prin promovarea unei politici europene a calitatii;

• sa faciliteze schimbul de informatii, cunostinte si experiente, inclusiv cele legate de sistemele de management;

• sa considere calitatea (inteleasa ca fiind in serviciul societatii in ansamblul ei) ca element de baza al unei politici de imbunatatire a performantei economice, pentru a face fata noilor provocari ale globalizarii.

Oamenii de afaceri pot contribui la dezvoltarea schimburilor economice, sociale, culturale si prin promovarea tehnicilor si conceptelor legate de sistemele integrate de management, operand cu obiective comune legate de progresul si dezvoltarea relatiilor dintre ele.

Afacerile Si sistemele de management

In majoritatea cazurilor, oamenii de afaceri reprezinta managementul la cel mai inalt nivel al unei organizatii care o orienteaza si o controleaza.

Aceasta trebuie sa se bazeze pe un sistem de mana­gement prin care se stabilesc: politica, obiectivele si actiunile de indeplinire a acestora.

Un Sistem de Management al Calitatii presupune activitati coordonate pentru a orienta si controla organizatia, in ceea ce priveste calitatea. Acesta este instrumentul principal al managementului la cel mai inalt nivel prin care se urmareste imbunatatirea continua a activi­tatilor pentru a furniza increderea necesara in interiorul organizatiei si clientilor sai ca produsele si serviciile furnizate indeplinesc in mod consecvent cerintele.

In relatiile de afaceri, este necesar sa demonstram ca organizatiile sunt conduse si functioneaza cu „succes“, ca acestea sunt coordonate si controlate intr-un mod sistematic si transparent. Putem demonstra acest „succes“ mai ales prin implementarea, mentinerea si certificarea, de catre o terta parte (organismul de certificare acreditat), a unui Sistem Integrat de Management (ca parte a managementului) proiectat pentru imbuna­tatirea continua a performantei, luand in considerare necesitatile tuturor partilor interesate, partenerii de afaceri fiind una din parti.

Certificarea sistemelor de management, a conformitatii produselor si/sau serviciilor a devenit o necesitate pentru organizatiile care furnizeaza produse si servicii, intr-un mediu concurential, in concordanta cu cerintele pietei. Calitatea produselor/serviciilor repre­zinta gradul de utilitate a acestora si masura prin care, prin ansamblul caracteristicilor lor tehnice si econo­mice, satisfac nevoia pentru care au fost create fara a fi afectate mediul inconjurator si sanatatea si securitatea ocupationala.

Aprecierea calitatii produselor/serviciilor are in vedere ansamblul caracteristicilor definitorii – cum sunt caracteristicile tehnice, economice, ergonomice, estetice, de disponibilitate – si este confirmata prin certificate de calitate, garantie, sau buletine cu rezultatele analizelor. Pe masura ce productia de produse si servicii s-a diversificat foarte mult, a aparut necesitatea unei noi practici privind confirmarea conformitatii, si anume certificarea de catre o terta parte, independenta de furnizor si utilizator, fapt care genereaza o mai mare incredere in caracteristicile asteptate ale produselor/serviciilor.

In fapt, certificarea conformitatii este un proces (cu date de intrare si iesire, cu actiuni de monitorizare planificate etc.) prin care o terta parte (organismul de certificare) emite un certificat de conformitate pe baza regulilor unui sistem de certificare, certificat care confirma cu un grad suficient de incredere ca un sistem de management, un produs/ serviciu corespunzator identificat este conform cu un document normativ convenit intre client si furnizor.

Certificarea conformitatii produselor poate fi un act voluntar (deci nereglementat) sau obligatoriu in domeniile reglementate prin Legea 608/2001 care nominalizeaza domeniile reglementate prin directive la nivel european. Pentru domeniul voluntar, certificarea conformitatii este efectuata de catre organisme acreditate la nivel national si/sau la nivel european/international. Pentru domeniul reglementat, este necesar ca organismele acreditate sa fie recunoscute si desemnate conform unei proceduri stabilite prin lege, la nivel national/european.

Certificarea conformitatii unui sistem de management este, in general, un act voluntar care are ca refe­rinta un standard emis de Organizatia Internationala de Standardizare (ISO) sau alte standarde recunoscute si acceptate de partile implicate.

Indiferent de tip, certificarea conformitatii genereaza incredere atat in sistemul de management aplicat, cat si in calitatea produselor/serviciilor in cauza, situatie in care se asigura un avantaj comercial contribuind la: promovarea produselor/serviciilor, eliminarea incercarilor multiple si costisitoare, inlaturarea barierelor tehnice din calea comercializarii libere a produselor si serviciilor in conditiile armonizarii procedurilor de certificare si utilizarii de referentiale identice sau comparabile.

Organizatiile care doresc sa-si certifice numai calitatea produselor/serviciilor sunt obligate sa documenteze, aplice si sa mentina cel putin acele elemente ale unui sistem de management aplicabile ciclului de viata a produsului. Prin urmare, certificarea unui sistem de management are ca  principal atu cresterea increderii clientilor in calitatea produselor/serviciilor.

Aceasta incredere este generata si asigurata prin faptul ca organizatiile care au un Sistem de Management certificat, intreprind actiuni cu un impact deosebit asupra calitatii produselor/serviciilor, si anume:

1. stabilesc, documenteaza si aplica o politica a cali­tatii si planifica realizarea unor obiective ale calitatii cu tinte si scopuri pe care trebuie sa le realizeze in diferite domenii: tehnic, economic, resurse, protectia mediului, responsabilitate sociala etc;

2. documentarea, implementarea si mentinerea SM intr-o alta serie de documente (Manualul SM, proceduri, alte documente de planificare, operare, control, diagrame de proces, diagrame de flux, planuri ale calitatii, inregistrari) prin care este monitorizat si tinut sub control sistemul;

3. principiul „Abordarea bazata pe proces“ este o parte componenta a SM care implica identificarea, intelegerea si conducerea sistemului de procese din organizatie, care contribuie la eficacitatea si eficienta acestora pentru indeplinirea obiectivelor legate de calitate. Aceasta abordare conduce la realizarea calitatii dorite prin actiuni cum ar fi:

• definirea procesului pentru a ajunge la rezultatul dorit;

• identificarea si masurarea datelor de intrare si a datelor de iesire ale procesului;

• identificarea interfetelor procesului cu functiile organizatiei;

• evaluarea riscurilor posibile, a consecintelor si impactului procesului asupra clientilor, furnizorilor si a altor parti implicate in proces;

• stabilirea clara a responsabilitatilor, autoritatii si abilitatii pentru conducerea procesului;

• identificarea clientilor, furnizorilor si a altor parti implicate, interne si externe;

• proiectarea proceselor, luand in considerare etapele procesului, activitatile, fluxul, masurile de control, necesitatile de pregatire, echipamente, metode, informatii si alte resurse;

4. stabilirea de masuri pentru a demonstra aplicarea unui principiu al managementului calitatii, si anume orientarea catre client care implica:

• cunoasterea si intelegerea cerintelor si asteptarilor clientilor;

• cunoasterea nivelului satisfactiei acestora;

• identificarea si rezolvarea problemelor pentru a mari nivelul satisfactiei clientilor;

5. actiuni de instruire si constientizare a personalului pe linia calitatii produselor/serviciilor;

6. aplicarea principiului imbunatatirii continue care implica activitati repetate pentru a creste abilitatea organizatiei de a indeplini cerinte. Aplicarea acestui principiu conduce la urmatoarele actiuni:

• efectuarea imbunatatirilor continue asupra produselor, proceselor si sistemelor care sa constituie un obiectiv pentru fiecare individ din organizatie;

• aplicarea conceptelor de baza ale imbunatatirii continue pentru a asigura imbunatatiri substantiale;

• folosirea evaluarilor continue ale criteriilor de excelenta stabilite, pentru a identifica zonele pentru imbunatatirea potentiala;

• imbunatatirea continua a eficientei si efectivitatii tuturor proceselor;

• promovarea activitatilor bazate pe prevenire;

• asigurarea ca fiecare membru al organizatiei poseda pregatire corespunzatoare, referitoare la metodele si instrumentele pentru imbunatatirea continua, cum ar fi:

– ciclul Planifica-Desfasoara-Verifica-Actioneaza pentru imbunatatire (PDCA);

– rezolvarea problemelor;

– reengineering-ul procesului;

– inovarea procesului;

• stabilirea masurilor si telurilor pentru a dirija imbunatatirile;

• recunoasterea imbunatatirilor obtinute.

In afara de cresterea increderii clientilor in calitatea produselor/serviciilor, certificarea conformitatii de catre o terta parte conduce si la: confirmarea aplicarii diferitelor reglementari, alinierea la directivele si normele specifice, asigurarea repetabilitatii realizarii produselor la nivelul specificat, imbunatatirea imaginii organizatiei, imbunatatirea culturii calitatii in organizatie etc.

Si, nu in ultimul rand, pentru a accesa „banul public“, este o conditie absolut obligatorie certificarea Sistemului Integrat de Management-Calitate-Mediu-Sanatate si Securitate Ocupationala.

…citeste articolul integral in Revista Constructiilor nr. 35 – martie 2008

Autor:
drd. chim. Magdalena DIMIAN – director executiv AEROQ