OAR: Arhitectii pot obtine si utiliza semnatura electronica calificata profesionala

Dupa demersul laborios de transformare digitala a modului in care ne vom exercita profesia de arhitect, inceput in martie 2020, suntem acum pregatiti pentru a obtine si utiliza semnatura electronica calificata profesionala.

De acum, combinatia parafa de arhitect/conductor arhitect si semnatura olografa poate fi inlocuita, in lumea digitala, cu o semnatura electronica calificata profesionala, insotita de aplicarea unei marci temporale. Si inginerii, si alte specialitati, si-au elaborat solutii similare. Exista astfel toate conditiile legale pentru a avea un proiect exclusiv in forma digitala, iar autoritatile sunt obligate sa il primeasca in acest format.

AVANTAJELE SEMNATURII ELECTRONICE CALIFICATE PROFESIONALE

Profesia de arhitect este o profesie liberala si de echipa. Pentru fiecare proiect vom fi intr-o echipa poate si cu alti arhitecti, dar sigur cu specialistii din celelalte domenii necesare construirii. Atunci cand proiectul dorit se afla intr-un loc indepartat si echipa este raspandita geografic, este dificil sa aplicam parafa.

De acum, combinatia parafa de arhitect/conductor arhitect si semnatura olografa poate fi inlocuita, in lumea digitala, cu o semnatura electronica calificata, profesionala, pentru arhitecti insotita de aplicarea unei marci temporale. Si inginerii, toti ceilalti colegi de echipa, isi au propria solutie similara, astfel ca putem avea un proiect exclusiv in forma digitala, iar autoritatile sunt obligate sa-l primeasca asa.

Este o evolutie tehnologica importanta, dar nu o schimbare de sistem. Motivele si logica regulilor cu privire la utilizarea parafei de arhitect sunt egal valabile si regasibile in utilizarea semnaturii electronice. Spre exemplu, OAR trebuie sa stie ca utilizati un astfel de certificat si poate determina suspendarea sa in aceleasi situatii in care parafa poate fi retrasa.

Un certificat calificat specific profesiei de arhitect este un certificat calificat clasic care contine, in plus, cateva informatii specifice intre atributele sale. El poate fi emis de catre orice emitent de certificate european dispus sa-si adapteze procedura astfel incat sa verifice existenta dreptului de semnatura pe care il va scrie in certificat.

Iata cum arata aceste atribute vizualizate in Adobe Reader.

Prezenta acestor atribute (unde 5276 este numarul TNA al posesorului) impreuna cu verificarile standard facute de Adobe Reader in privinta calificarii semnaturii si marcii temporale acorda documentului aceeasi valoare juridica precum cea obtinuta prin aplicarea parafei pe un document tiparit.

CUM FOLOSIM ACEST INSTRUMENT DIGITAL

Nu este deloc complicat, in esenta cauciucul parafei este inlocuit de certificatul profesional, iar aplicarea parafei pe un document este echivalenta cu folosirea aplicatiei de semnare.

Merita insa mai intai semnalate cateva avantaje ale semnaturii electronice fata de cea olografa.

Avantaje ale utilizarii semnaturii electronice calificate profesionale

1. In primul rand, aceasta nu poate fi falsificata, la fel cum nu poate fi modificat ulterior documentul odata semnat. Furnizorul certificatului este obligat prin lege sa aiba o asigurare profesionala pentru daunele pe care vi le-ar putea produce, multi au chiar valori asigurate impresionante, expresie a increderii in serviciul ce-l ofera si totodata posibil criteriu de selectie pentru dvs. Verificarea unei semnaturi este instantanee, si va recomandam site-ul pus la dispozitie de Comisia Europeana in acest scop: ec.europa.eu/cefdigital/DSS/webapp-demo/validation.
2. Controlul exclusiv al beneficiarului asupra aplicarii semnaturii este esential. Pentru aceasta, vor fi necesare intotdeauna doua etape de autentificare inaintea aplicarii semnaturii. Fie veti avea nevoie de un dispozitiv criptografic (asemanator unui stick de memorie USB) si o parola, fie veti avea nevoie de o parola si un al doilea cod dinamic, generat de o aplicatie sau primit prin SMS in cazul unui certificat „in cloud”. In oricare dintre variante, cu ocazia semnarii se poate aplica si marca temporala, actiune impusa de lege pentru documentele din domeniul constructiilor, daca aveti si acest serviciu activat. Majoritatea furnizorilor de certificate calificate includ gratuit si un numar lunar de marcari temporale – un alt criteriu de selectie pentru dvs.
3. Puteti semna orice tip de fisier pentru ca o semnatura poate incapsula orice, putand fi si un container precum formatul ZIP. Dar nu este bine sa semnati un pachet de documente pentru ca nu le veti putea separa niciodata fara a distruge semnatura. Poate fi util pentru documentele de lucru, insa normele pun accentul pe documentele de tip PDF semnate intern, deoarece toata lumea are aplicatia gratuita Adobe Reader, iar aceasta ofera verificarea automata a semnaturii la deschiderea documentului.

Fisierele de lucru, formate tehnice sau PDF, stau si astazi in servicii online precum Google Drive sau Microsoft OneDrive, chiar si Digi Storage daca preferati un serviciu national. Au avantaje certe precum back-up automat si posibilitatea de a partaja fisierul cu ceilalti membri ai echipei.

Acest tip de serviciu poate fi configurat sa monitorizeze stadiul colectarii semnaturilor profesionale necesare pentru un anume tip de proiect, sa emita alerte si remindere. In mod sigur aceasta abordare se va regasi in viitoarea generatie de aplicatii de document management utilizate de acele autoritati care primesc dosarele noastre, iar imposibilitatea de verificare automata, in lipsa semnaturii noastre profesionale electronice, va duce la intarzierea obtinerii avizului sau autorizatiei.

Astfel de servicii online exista deja in Romania, putem exemplifica cu DocuSign si eSignAnyWhere dintre cele internationale. Nu putem ignora insa multitudinea de servicii romanesti. Odata cu raspandirea semnaturilor electronice profesionale, OAR va identifica un furnizor cu servicii complete si preturi rezonabile pe platfoma caruia va configura modele de fluxuri si reguli specifice activitatii noastre de coordonare a proiectului unei constructii, astfel incat sa ofere membrilor sai un exemplu clar si concret al avantajelor specifice lucrului digital.

CUM OBTINEM SEMNATURA ELECTRONICA CALIFICATA PROFESIONALA

Deja putem solicita si obtine o semnatura electronica calificata profesionala pentru arhitecti. Acest lucru este posibil datorita adoptarii (si aprobarii ulterioare prin lege) a OUG 140/2020, a aprobarii normelor tehnice de aplicare prin Ordinul nr. 4134 / 3875 / 2020 si implementarii de catre OAR a unor mecanisme primare pentru asigurarea functionarii procesului in conformitate cu intreg cadrul normativ incident.

Dar cum fac, de unde o obtin?

Pentru inceput, consult ofertele disponibile in piata. Semnaturi electronice calificate (spre deosebire de cele avansate sau simple) furnizeaza o serie de prestatori de servicii de incredere, autorizati sa faca asta conform reglementarilor europene si nationale. Nu trebuie sa ma limitez la furnizorii de servicii de incredere activi in Romania, pot accesa produse de acest tip de la orice furnizor din trust-list-ul european, pe care il gasesc pe site-ul https://webgate.ec.europa.eu/.

Insa e cu siguranta mai confortabil sa ma orientez spre furnizori din Romania: AlfaTrust, DigiSign, Centrul de Calcul, Certsign, Firmaprofesional, Namirial, Trans Sped.

Oricare dintre acesti furnizori respecta aceleasi conditii, care asigura minimul de conformitate pentru tranzitia spre semnarea digitala a proiectelor de arhitectura, cu toate documentele accesorii aferente.

Apoi, imi exprim interesul pentru achizitionarea acestui serviciu (pe un an sau mai mult, in functie de oferta), respectiv o semnatura electronica calificata, al carei certificat calificat va contine acele elemente specifice, stabilite de reglementarile in vigoare, care sa il faca efectiv echivalentul digital al semnaturii olografe pe parafa de arhitect aplicata in original.

Furnizorul ma identifica pe baza actului de identitate, corelarea fundamentala necesara fiind intre nume & prenume, fotografie – persoana si cod numeric personal (sau echivalentul din actul de rezidenta, pentru cetateni straini).

In baza cererii mele, care trebuie sa contina consimtamantul meu in acest sens, furnizorul este indreptatit conform cadrului normativ sa interogheze lista sigura pusa la dispozitie de OAR, pentru solicitant, regasind in respectiva lista:

• numele si prenumele;
• numarul TNA;
• calitatea profesionala (titlul conferit prin diploma, recunoscut la nivel european);
• titlul de calificare (deocamdata arhitect cu drept de semnatura – arh. DS sau conductor arhitect cu drept de semnatura – c. arh. DS);
• un cod secretizat, care se poate valida doar prin corespondenta corecta cu CNP-ul furnizat de mine la identificare.

Daca toate aceste date sunt conforme cu cele comunicate de mine, furnizorul are garantia unei informatii sigure ca eu sunt indreptatit sa primesc o semnatura electronica profesionala de arhitect/conductor arhitect la acel moment – lista se actualizeaza ori de cate ori apar modificari in Tabloul National al Arhitectilor (TNA) care afecteaza lista detinatorilor de drept de semnatura activ, conferit de OAR.

Daca un furnizor de servicii de incredere imi solicita alte informatii in legatura cu profesia (copie dupa diploma, copie dupa certificat sau legitimatie OAR etc.), acest lucru denota fie o neintelegere, fie o pregatire superficiala a lucratorului cu care interactionez. Pot opta sa ii prezint ce imi solicita sau sa ajut la corectarea solicitarii neconforme.

In functie de optiunea mea, pot solicita un singur certificat cu multiple titluri de calificare, daca le detin: arhitect cu DS, verificator de proiecte, specialist RUR, specialist MC etc. Trebuie doar sa fiu constient ca modificarea oricarui atribut (dobandesc o „litera” in plus la RUR, imi suspend dreptul de semnatura o vreme, renunt la calitatea de verificator etc.) va conduce la o imediata revocare a certificatului, deci nici celelalte atribute, nemodificate, nu vor putea fi exercitate prin semnatura electronica in cauza. Voi fi nevoit sa achizitionez una noua, cu noua combinatie de atribute.

CE TREBUIE SA MAI STIU?

1. Fara sa fie literalmente obligatia mea sau a furnizorului de servicii de incredere, semnatura electronica calificata obtinuta trebuie sa poata fi asociata cu o marca temporala calificata, ceea ce nu se intampla din oficiu, iar ofertele comerciale sunt extrem de variate. Acest lucru este important, intrucat pentru autoritatile publice interesate este obligatoriu conform OUG 140/2020 sa verifice existenta marcii temporale calificate. Dar daca semnatura mea nu o are asociata? E posibil ca documentatia sa fie refuzata pana la corectarea acestui aspect. Chiar daca nu este un risc imediat, pana se restructureaza tehnic autoritatile pentru a realiza aceasta verificare de profunzime va mai dura ceva, conditia este prevazuta si ar trebui sa clarific acest aspect cu furnizorul meu de servicii.
2. Am obligatia sa instiintez Ordinul in termen de 5 zile cu privire la obtinerea semnaturii electronice calificate profesionale, numele furnizorului si durata valabilitatii acesteia. Desi construim la OAR colaborarea tehnica necesara cu furnizorii de servicii de incredere pentru ca acestia sa preia printr-o procedura automata aceasta sarcina a membrilor nostri, degrevandu-i de un pas procedural, trebuie sa ma asigur ca acest lucru este preluat angajant de furnizorul meu.
3. Asa cum nu am voie sa detin mai multe parafe profesionale de arhitect, la fel nu am voie sa detin mai multe semnaturi electronice profesionale cu acelasi atribut, de exemplu „arh. DS”. Dar pot, evident, sa am o parafa pentru utilizarea in mediul fizic si o semnatura pentru utilizare in mediul electronic, pe care nu le voi putea folosi simultan pe acelasi proiect in aceeasi faza, intrucat cel putin fazele majore pot fi derulate doar fie intr-un mediu, fie in celalalt.
4. In procesul de semnare electronic, atunci cand sunt necesare si functii suplimentare, acestea sunt posibile rapid, de regula o bifa intr-o fereastra din procesul de semnare. Se impune „sigilarea electronica” a documentului semnat, adica blocarea documentului, pentru a nu mai putea fi alterat ulterior. Desi operatiunile ulterioare semnarii sunt afisate vizibil de solutia de semnare electronica (un mesaj de tipul „semnat valid dar modificat dupa semnare, prin adaugarea unei imagini pe pagina 7”), legiuitorul a considerat necesar ca inainte de momente cheie precum depunerea pentru obtinerea autorizatiei sau avizului X, ultimul semnatar din eventualul sir de semnatari succesivi pe acelasi document sa blocheze documentul semnat, pentru a-i pastra integritatea si a evita chiar si eroarea umana pe mai departe.

arh. Alexandru Gavozdea, presedinte OAR

arh. Cristian Oprea, vicepresedinte OAR, Comunicare & TI

ing. Andrei Nicoara, expert consultant

…citeste articolul integral in Revista Constructiilor nr. 178 – martie 2021, pag. 40